A partire dal 1° gennaio 2026 è in vigore l’obbligo di collegamento tra i registratori telematici (RT) – o la procedura web “Documento Commerciale on line” – e gli strumenti di pagamento elettronico (POS fisici, virtuali, SoftPOS, app di pagamento, ecc.) per tutti gli esercenti che certificano corrispettivi.
Si tratta di un collegamento esclusivamente logico/amministrativo, non fisico (che rimane facoltativo). Non serve modificare il registratore di cassa né il POS, né installare cavi o software particolari. Consiste in una registrazione telematica sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, con la quale si associa:
- la matricola del Registratore Telematico;
- i dati identificativi del POS (Terminal ID per i POS fisici + codice fiscale e denominazione dell’operatore finanziario (c.d. acquirer); per i POS virtuali solo i dati dell’acquirer)
La procedura web di collegamento sarà disponibile a partire dai primi giorni di marzo 2026 (probabilmente dal 5 marzo).
- Prima registrazione (POS attivi a gennaio 2026): entro 45 giorni dalla messa a disposizione della funzionalità;
- Nuovi POS o variazioni (attivazione, sostituzione, spostamento sede, dismissione): dal 6° all’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento (es. POS attivato ad aprile → registrazione tra 6 e 30 giugno).
È possibile collegare più POS a un solo RT e un solo POS a più RT. L’operazione è delegabile agli intermediari delegati al servizio di “accreditamento e censimento dispositivi” (tranne per coloro che utilizzano il “Documento Commerciale on line”, fornito dall’Agenzia, che devono provvedere in autonomia attraverso la propria area riservata).
Sono obbligati tutti gli esercenti che:
- emettono documenti commerciali con RT o procedura web;
- accettano pagamenti elettronici per corrispettivi soggetti a memorizzazione e trasmissione telematica.
Sono invece non obbligati gli esercenti utilizzano:
- POS usati esclusivamente per operazioni esonerate dall’obbligo di RT (tabacchi, carburanti, vending machine, ricariche veicoli elettrici, ecc.). In questo caso si dichiara nella procedura “POS non collegati”.
- Attività che emettono solo fattura elettronica (senza mai usare RT).
Il nuovo adempimento è collegato a due nuove specifiche sanzioni:
- la prima, prevista dall’art. 11, comma 2-quinquies del Dlgs 471/97, per l’omessa o tardiva trasmissione ovvero per la trasmissione con dati incompleti o non veritieri dei pagamenti elettronici pari a 100€ per ogni violazione commessa entro il limite massimo di 1.000€ per ciascun trimestre, senza possibilità di applicazione del cumulo giuridico;
- la seconda per il mancato collegamento logico degli strumenti di pagamento – RT , prevista dall’art. 11, comma 5 del Dlgs 471/97, che varia da 1.000 a 4.000 € con passibilità di applicazione delle sanzioni accessorie della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
L’adempimento, che tende a garantire la coerenza tra pagamenti elettronici e certificazione dei corrispettivi, fornirà al fisco, in modo più tempestivo, eventuali disallineamenti creati da una cattiva gestione dei registratori telematici.
Da questo punto di vista consiglio vivamente una decisa attenzione degli operatori all’atto dell’incasso al fine di indicare correttamente la modalità di pagamento (elettronico o contante). Preciso che l’incasso a mezzo assegno si intende per contanti mentre l’incasso a mezzo bonifico si intende quale pagamento elettronico.
In caso di errore è senz’altro consigliabile inviare un corrispettivo di annullamento.
I disallineamenti, che potrebbero generare l’invio da parte dell’Agenzia delle Entrate di specifiche lettere di compliance, impongono al contribuente di avere una gestione finanziaria più attenta, con una periodica (possibilmente giornaliera), quadratura tra pagamenti elettronici e corrispettivi.
